2006年12月08日

来年の手帳を買いました

 先日、来年の手帳を買うため、銀座の伊東屋を見て回りました。

 ここ5年ほどはPDAを愛用していたので、久しぶりの手帳です。 OutlookでスケジュールやToDoを管理していたときはPDAと連携できてよかったのですが、 最近はスケジュール管理はGoogleCalendar、ToDoはGTDStyleWiki(最近は、the remember milkもあまり使わなくなった)にすっかり移行。そのため、PDAと連携させることもほとんどなくなっていました。

 PDA以前はシステム手帳を使っていましたが、有効に使っていたとはいいがたく、かさばってばかりいました。 現在の利用形態からもメインはあくまでもPC(GoogleCalendarとGTDStyleWiki)で、 移動時などPCが使いづらい場合に予備的に使うにすぎません。 GoogleCalendarとGTDStyleWikiを印刷したものを一緒に携帯したいのですが、 頻繁に差し替えるのでシステム手帳は穴開けが面倒。印刷した紙をはさめさえすればいいので、Moleskine(モールスキン/モレスキン) のようなゴムバンド付きかポケット付きの手帳で十分かなと思い、システム手帳は却下。綴じ式の手帳を探しました。

 まー、それにしても種類が多いこと多いこと。銀座伊東屋は5Fがシステム手帳を除いた手帳売り場になっているのですが、 これでもかというほど手帳があります。Loftも多いけど、伊東屋の方が種類が多かった気がします。見るだけでかなり時間がかかりましたが、 気に入ったのは、QUO VADIS(クォバディス)のBusiness PrestigeMoleskine(モールスキン/モレスキン)のポケットウィークリーダイアリーHIGHTIDE(ハイダイド)のロンニック

         QUO VADISのBusiness Prestige

   Moleskineのポケットウィークリーダイアリー

  HIGHTIDEのロンニック


 バーチカルタイプが仕事的にマッチしそうなので、Moleskineはパス。HIGHTIDEかQUO VADISかで決まりかなと思ったのですが、 なんとHIGHTIDEはWeeklyが2006年9月25日から2008年1月6日とえらい中途半端。QUO VADISもポケットが小さく、 ゴムバンドなどもなかったので、印刷物をはさみにくいかもなぁと思ったのですが、いい加減疲れてきましたので、QUO VADISにしようと思いレジへと向かいました。

 レジに向かう途中には能率手帳のコーナーがあり、これまではイメージ的になんかおじさんくさく敬遠していたのですが、 たまたまバーチカルタイプが目にとまり手に取ってみました。それが能率手帳ネクサスバーチカルでした。

      能率手帳ネクサス バーチカル

 詳細はこちらのサイトで紹介されていますが、魅力的だったのがポケット。 これはサイトでは紹介されていませんが私にとってはとっても使いやすそうなポケットだったのです。通常、 手帳などのポケットは表紙を開いた内側に内向き(手帳を綴じている側)に向かって小さなものがついている程度です。この場合、 紙などをポケットに入れていてもいつの間にかポケットから出てしまうこともしばしば。QUO VADISもこの点が私にとって欠点でした。

 ところが、能率手帳ネクサス バーチカルでは下記の写真のように表紙のカバーそのものがポケットになっています。それも外向きに。


能率手帳ネクサスバーチカルのポケットにGoogleCalendarとKPTノートを差し込んでいるところ

 もともとこのポケットは、別冊のVision(長期的な目標と夢、あとは年間・月間のスケジュール記入用)をはさむためらしいのですが、 私の場合はGoogleCalendarを月間で印刷したものと差し替えれると都合がいい。しかもポケットは深いので落ちることも少ないし、 外向きなのでサッと取り出しやすい。QUO VADISは月間スケジュールが最初から綴じ込みだったため、 GoogleCalendarがあるからいらないよなぁと思ってましたので、はずせることがかえって好都合。さらに、 普段利用しているeXtremeGadgetのKPT NOTEやIDEA MEMOも差し込める。しかも、値段が1,260 円とお手頃。

 ということで、来年の手帳は能率手帳ネクサス バーチカルに決定。Weeklyが12/18からなのですが、これもeXtremeGadgetのWEEKLY SCHEDULEで12月初旬分をおぎない使っています。 今のところ快適です。

 事前にblogなども検索し、いろんな方の使用感なども見ていましたがやはり手に取って見るのが一番ですね。

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2006年09月21日

GTDStyleWikiでジレンマに陥るの巻

 前回のエントリで紹介したローカルで利用可能なGTDツール「GTDStyleWiki」だが、そろそろ使い始めて1ヶ月以上になる。使っているうちに、 ちょっと陥ってしまったジレンマがある。どなたか、よい解決策をお持ちではないだろうか?なお、「GTDStyleWiki」 のベースであるTiddlyWikiにそんなに詳しくない。的をはずしているかもしれないので、その場合はご容赦いただきたい。

 私が陥っているのは、名前のバッティングである。「GTDStyleWiki」は、ベースであるTiddlyWiki同様、 同じ名前の記事(「GTDStyleWiki」ではToDo)は作成できない。わかっていたことではあるが、 これが私のGTDの実践においてネックとなりつつある。
 
 私の場合、日常の作業では同じようなことを繰り返すことが多い。例えば、「Z社○○氏にTEL」などである。私は、完了したtodoも「完了」 状態で残しているため、新たにZ社○○氏に電話をするToDoを登録する場合、 同じ名前でtodoを作ろうとすると上書きするかどうか聞いてくる。以前のToDoは残しておきたいので上書きはしないように、 後から発生したToDoには新しい名前をつけることになる。ところが、これが何度も発生するため、だんだん収集がつかなくなる。

 「Z社○○氏にTEL」
 「Z社○○氏に見積書の件でTEL」
 「Z社○○氏にプロジェクトAの見積書の件でTEL」
 「Z社○○氏にプロジェクトBの見積書の件でTEL」

 こんな具合に後から発生するtodoはどんどん名前が長くなってしまう....。フローにするとこんな具合。 

 メモ的にTiddlyWikiを使っている際には、基本的に同じ名前が発生することが少なく、 仮に発生しても既存の記事を編集モードで開き、そこに追加すればいいだけだ。しかし、GTDの場合は新しいToDoと終了したtodoは、 同じ名前で異なるステータスを持たせたい。たとえば、INBOXに入れる「Z社○○氏にTEL」と完了した「Z社○○氏にTEL」のように。 しかし、これはできない。

 完了したTODoを「完了」にせずにゴミ箱に捨てればいいのだが、後で以前のtodoを見直す必要があるため、 簡単には捨てることができない。とりあえず、今は頭に日付をつけるなどしてしのいでいる。

 しかも、GTDStyleWikiの場合には、ある便利な機能のおかげでさらに名前のバッティング問題がややこしくなってしまう。 その便利な機能とはToDoアイテム一括生成マクロだ。ToDoアイテム一括生成マクロは、 プロジェクトを細分化し各項目を自動的にtodoにし、INBOXに放り込んでくれる機能だ。この機能を知ったとき、こりゃ便利だと飛びつき、 早速使ってみたのだが、名前のバッティングに拍車がかかり、いっそう収拾がつかなくなってしまった...。

 以下に私が実際に陥った操作を再現してみる。

 私の場合、複数のプロジェクトを平行して行うことが多い。例えばプロジェクトAとプロジェクトBが平行して走っていると仮定しよう。 このプロジェクトA、Bでは共に、「提案書作成」「見積書作成」といったToDoが必要だとする。 これを下図のようにプロジェクト内のToDoとして記述する。なお、ToDoアイテム一括生成マクロは、 <<tooo>>と書いた後に、プロジェクトを分解した単位を記述すると下図のプロジェクトBにあるように 「ToDo生成」ボタンが表示される。下図ではすでにプロジェクトAでToDo生成が完了した状態。

 ここで、プロジェクトB内のToDo生成をクリックすると、既存のプロジェクトAと同じ名前のToDoは作成されず、 異なる名前のToDoのみ生成される。今回の玲では、 プロジェクトB内で4つToDo項目を記述しているにもかかわらず2つのToDOしか生成されない。

 ふつうに新規ToDOで作成した際に名前がバッティングした時は、「・・・という記事はすでに存在します。 OKを選択すると上書きします。」とダイアログボックスが表示されるが、 ToDoアイテム一括生成マクロでToDOを生成する場合は表示されない。また、プロジェクトA、B両方に、「提案書作成」と「見積書作成」 のチェックボックスができるのだが、名前でしか判断していないので、どちらかの「提案書作成」(もしくは「見積書作成」)をクリックしても、 同じ「提案書作成」ToDo(もしくは「見積書作成」ToDo)を参照することになってしまう。

 不用意に上書きをしないようにという配慮だとは思うが、 ToDo生成時には生成した件数を表示するだけでバッティングした名前の項目だけが作成されないため、 どのToDoが生成されなかったのかは自分で確認する必要がある。

 その後、仕方がないので、プロジェクトBの「提案書作成」を「プロジェクトB提案書作成」という名前に変更し、 もう一度ToDoアイテム一括生成マクロを用いてtodoを作成することになるのだが、 ここまでに生成されたToDoをINBOXで確認すると下図のようになる。


 うーん、自分で作ったにもかかわらず、すでに「提案書作成」が何の提案書作成かわからくなっている。プロジェクトA内に「提案書作成」 と記述しているときはいいのだが、ToDoアイテム一括生成マクロで生成後は、INBOXに分解された状態で入ってしまう。記述するときは、 プロジェクトA内に書いているのだからプロジェクトAの「提案書作成」だということは明白である。にもかかわらず、わざわざ 「プロジェクトAの提案書作成」と命名するのもねぇ。

 以下は、個人的な考えで内部的なことや可能かどうかはいっさいわからずに言うのだが、名前空間が使えないものだろうか? ToDo生成時に、見かけ上は「ToDo名」だけでも、内部的に「プロジェクト名:ToDo名」や「日付:ToDo名」 といったように内部管理してくれるとうまくいきそうなのだが。さらに、ToDo生成時のオプションとして名前空間なしの選択もできれば、 メモ的な使い方と併用できそうな気がするのだが...。

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2006年09月04日

GTD実践ツール ローカルでの利用に最適!GTDStyleWiki

 最近、GTD実践ツールとして、「GTDStyleWiki」を使っている。
 
 元々は、こちらのエントリで述べているように「the remeber the milk」 を利用していたが会社からSSL経由でアクセスすると頻繁にタイムアウトすることやインターネットにつなげない環境でも利用したいなぁなどと考えるようになり、 ローカルで使えるツールを模索していた。
 
 特に、私の場合、金曜日の夜に飛行機で移動することが多いため、以前から機内でGTDのレビューをできたらなぁと思っていた。
 
 実は、ローカルでのGTD実践ツールは、「the remeber the milk」を使う前に試したことがある。
 mobilememobizさんGoing My Wayさんのエントリで紹介されていた「GTDTiddlerWiki」である。
 
 「GTDTiddlerWiki」は、「Tiddlywiki」というローカルで利用するタイプのWikiをGTD向けにカスタマイズしたもの。 なかなかよかったのだが、デザインがいまいち好みではないのと、日時指定したToDoの閲覧性に難がある。 デザインはスタイルシートをいじればいいのだが、あまり手間はかけたくない。その後も、「GTDTiddlyWiki - KnipSter enhancedのベータバージョン」(長っ) なども試してみたが、どうもしっくりこない。そうこうするうちに、「the remeber the milk」にはまりだしたので、その後 「GTDTiddlerWiki」は久しく使っていなかった。
 
 ところが、先月、LifeHackLifeさんのところで、7月頭に「GTDをソフトウェアで実現するためのツールを作りました。 GTD Style Wiki」なるエントリを発見。ちょうど、ローカルでのツールを再検討し始めたところだったため、 ためしてみたところ...

   「いいっ!すごくいいっ!!」

何よりも、TicklerFileをWikiで実現しているところがすばらしいっ。ちゃんと使い出したのは8月からだが、 その後もバージョンアップにより、タグクラウド機能やToDoの一括登録機能が追加され、

   「ますますいいっ!!!」

個人的に、日報(日記)をつけたかったので、ちょっとだけカスタマイズして「新規日記」機能を追加したが、 いまや手放せないツールのひとつである。

          gtdstylewiki

 

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2006年07月23日

GTDツール、remember the milkがi-modeに対応

[GTD]

 こちらのエントリで以前紹介したAjaxを利用したGTDツールremember the milkが、NTTドコモのi-modeに対応した

 We're happy to announce that the mobile version now supports DoCoMo i-mode phones, and we've improved support for other phones in Japan. You can try it out at http://m.rememberthemilk.com/ -- please let us know if you experience any problems accessing the mobile version from your phone.

 少し前に日本語に対応したことは気づいていたが(日本語化するとGTDっぽくないので、私はこれまで通り英語で利用)、 ついにi-modeにも対応するとは。

 これまでは、携帯電話からの利用はメールによる登録や登録済みのリストをメールで通知する程度だったが、 i-mode上で使ってみたところ、ほぼPC上と変わらぬ機能を実現していた。もちろん、ajaxのような使用感の再現は不可能だが、 十分実用性がある。

 以下に、画面を紹介しながら、PC版との比較をしてみる。

 まずはログイン画面。牛さんマークは健在。

       login 

 ログイン直後は、PC版の「Overview」に近いが、名称が「Tasks」。日程毎のタスク件数が( )で表示される。

         tasks

 タスクの追加は、「Add Task」から。

       addtask

 追加後は、Inboxに入る。「Priority」 は*の数で表示される。1が「***」。

     added

 登録したタスクをクリックすると詳細画面になる。

     edit

 Note横の数字をクリックするとNoteの修正、追加が可能。
 タスク完了時は、「Complete」ボタン。「Postpone」を押すと1日延長される。

 PC版の「Tasks」モードと同じような画面は「Lists」。

      lists

 携帯の画面からでは使い勝手に多少の制約があるが、i-modeでも利用できるようになったことで、 移動中や出先での利用が便利になった。

 むろん、PCでGTDを実践する際のように、InboxにすべてのToDoをはき出してから各カテゴリ(私の場合は、 Home/Personal/Someday/Work/Sent)に振り分けるというのは携帯電話では無理があるが、 登録済みのタスクの確認や「Complete」処理、少量のタスク追加ができるのは便利である。

 ますます手放せないツールの一つとなりそうだ。

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2006年03月12日

GTD(GettingThingsDone)実践 その7 〜remember the milk〜

 

 GTD実践用のツールとして私が主に利用しているのが、牛の絵が愛らしい「remember the milk
です。「remember the milk」は、こちらのエントリで紹介した「check*pad」同様、 Web上でのToDo管理サービスです。

 ToDoを「Overview」と「Tasks」の2つの見せ方で管理できるのが、私の利用形態にマッチしています。
 
 「remember the milk」では、ToDoの登録を「Tasks」で行います。「Tasks」 はさらにタブでカテゴリを分けることができるので、私は以下のようにしています。


 
  Inbox   最初にすべてのToDoを放り込む
  Home   家族や家に関する用事
  Personal 個人的な用事
  Someday  いつかやりたいこと
  Work   仕事
  Sent   他人に委託したToDo
 
 まず最初に思いついたToDoをすべてInboxに「Add task」でぽんぽん登録していきます。各ToDoは必要に応じて、Due (期限)やTime estimate(かかる時間)が設定できます。また、ToDoを一定周期で繰り返すように設定することも可能です。 さらに、ToDoごとにタグを設定することもできます。これにより、カテゴリを横断した絞込みが可能になります。


 
 次に、Inboxに放り込んだToDoを、一つ一つカテゴリごとに分けていきます。ToDoを選んで、 プルダウンメニューでどのカテゴリに移動するかを選ぶだけで実行できるので簡単に移動できます。
 
 普段はこの「tasks」の画面のどれかのタブを表示していますが、朝最初に見るときには「Overview」を使っています。 「Overview」には、「Today」「Tomorrow」「Overdue」の3つのタブがあり、それぞれ登録したToDoの期限により、 「今日すること」「明日すること」「期限切れしたToDo」を表示してくれます。私は使っていませんが「Weekly Plannerをクリックすると印刷用の1週間分のToDoリストページを生成してくれます。


 
 また、Reminderの機能もあり、当日や期限前x日までのToDoを指定時刻にお知らせしたり、時間が指定されているものは、 その時刻やその時刻のxx分前に知らせるといったことができます。しかもこの通知機能が優れもので、メールだけではなく、 チャットにも対応しています。
 
 他にも、ToDo登録用のメールアドレスが用意されているため、携帯電話からもToDoを登録できますし、 特定のメンバーグループ単位でリストを共有することもできます。また、RSSにも対応しているので、RSSリーダに表示させることもできます。 それから、SSLでのアクセスも可能です。
 
 確かに「Check*Pad」もいいんですが、タブによるカテゴリ分けやタグの機能がないのはさびしく感じてしまいます。
 
 欠点としては、重いこと。特にSSLでのアクセスはかなり重く、登録に失敗することもしばしばあります。
 
 以上、つらつらと書いてきましたが、「remember the milk」は、今のところ私にとってベストなToDo管理ツールです。
 

続きを読む
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2006年02月28日

GTD(GettingThingsDone)実践 その6 〜Check*Pad〜

  私が最初に試したのは、百式の田口さんが開発した目標管理ツールCheck*Padです。

 ToDo管理の基本機能に特化したシンプルなサービスです。インタフェースも洗練されていて、無駄がなく、 特にヘルプを見なくても直感的に使えます。なおかつ日本語でのサービス。IT慣れしていない人(配偶者、親など) とのToDo共有などには最も適していると思います。

 特徴的なのが、携帯電話からもアクセスできる点。正式にサポートしているのは、check*padくらいではないでしょうか。
 また、指定時刻にリストをメールで送信してくれるモーニングリスト機能やメールによるToDo追加機能もあります。
 
 ただ、いくつか気になった点もあります。
  ・GTDの実践には不向き
  InboxにまずToDoを入れ、その後、各コンテキストに割り振るといった運用をしたいのですが、check*padの場合、 階層間の移動がめんどくさい。というか、そのような利用形態が想定されていないだけだと思うのですが、この機能はぜひとも欲しい。
   
 ・デフォルトの表示は最上位階層のトップ項目がたたまれた状態である
  「今日やること」や「Work」といった任意の最上位階層を常に開いた状態で表示して欲しいんですよねぇ。

 以上は、私の利用形態にそぐわないというだけでもちろん欠点ではありません。基本的なToDo管理としては非常に優れていますし、 動作も機敏です。(今日アクセスしたらちょっと重くなっていたような気がします。利用者の増加がすごいですから、仕方ないかもしれません。)
 
 最初に試したサービスだったのですが、remember the milkを見つけるまでは、 このサービスが私にとってベストだと思っていました。今後もどんどん機能追加されていくそうなので、チェックがかかせない気になるサービスです。

元ネタは、この本です。

posted by M3 at 19:53| Comment(1) | TrackBack(1) | GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月27日

GTD(GettingThingsDone)実践 その5 〜ツール編〜

 GTD(GettingThingsDone)実践 その1 その2 その3  その4の続きです。

 さて、前回まではGTD(GettingThingsDone)の基本的な説明でしたが、 今回からはGTD実践のために私が利用しているツールを紹介します。

 これまでのエントリで説明していますが、GTDの場合、「信頼できるシステム」にやるべきことを預ける必要があります。この 「信頼できるシステム」は、手帳でもPCでもPDAでも何でもかまわないのですが、デジタルおたくである上、 紙による管理が長続きしたことのない私としては、アナログの手帳は論外。

 PC&PDAの場合、今までもOutlookを介して、会社PC←→PDA(現在は、Genio e830)←→プライベート用ノートPCという形式で連携をしていました。ただ、 Outlookはいまひとつ使い勝手が悪いのと、 まずGenioと同期を取ってから作業を行うようにしないとデータの整合性が取れなくなってしまうという問題がありました。忙しいときは、 同期を忘れて使うこともしばしば。
 
 また、PDAを持ち歩いているとはいえ、常にポケットに入っているわけではないため、 ToDoに設定しているアラートに気づかないこともあります。そのため、 アラートは携帯電話のメールで通知できるといいなあとこれまでも思っていました。
 
 ということで、同期に頼るよりも同じデータをそれぞれのデバイスで見に行き、 メールでお知らせができるというものが私にとっての理想となるのですが、 この観点で調べると以下のようなサービスが候補として浮かび上がってきました。
 
 ・Check*Pad      
 ・Remember The Milk
 ・Ta-da List     
 ・Voo2do  
 ・trackslife 

次回は、これらのサービスの特徴について触れたいと思います。

元ネタは、この本です。

posted by M3 at 20:37| Comment(0) | TrackBack(1) | GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月25日

GTD(GettingThingsDone)実践 その4

 GTD(GettingThingsDone)実践 その1 GTD(GettingThingsDone)実践 その2

 GTD(GettingThingsDone)実践 その3の続きです。

 ここまでの手順が完了していれば、毎日のチェックは、Next Action Listsと予定表(今日の分)の確認で十分なはずです。

 なお、Next Action Listsは、行動を完成するために必要な状況(ツール、場所、人) 別にカテゴリ分けするといいでしょう。このときに、@マークをつけます。たとえば、「@電話」「@コンピュータ」「@オフィスで」「@自宅で」 「@用事のついでに」「@読む/検討する」「@協議事項」と言った具合です。

■Weekly Review

 1週間に1回、このシステムがうまく機能しているかを再検討します。本では、金曜の午後の早い時間に1, 2時間程度とることを推奨しています。

 この際に、1週間でたまった、雑多なメモや領収書、雑誌の記事、会議のメモなどその週のものをすべてInboxに集めて、処理し、 整理します。さらに、以前の予定表の項目、Projectsリスト、Waiting for Lists、Someday/Maybeリスト、 未決ファイルや支援ファイルを再検討します。

 次に、「水平アライメント」と「垂直アライメント」を行います。

○水平アライメント
 仕事、趣味、家庭毎のアクションリストのバランスが偏りすぎていないか確認する作業です。

 「仕事が忙しい」と、どうしても「趣味」が後回しになったり、「家庭」がおろそかになってしまいがちです。でも、 そんな人生は楽しくないですよね。
 仕事がいくら忙しいといっても、移動中の待ち時間やランチを頼んで食事が出てくるまでの間などちょっとした時間が空いたりすることがあります。 そのようなちょっとした時間を効率的に使うために、Next Action Listsに「@用事のついでに」 などのカテゴリを用意しておくのです。
 私の場合は、主に頭の中で考えるだけですむような用事をこのカテゴリに入れています。たとえば、「ブログのネタを考える」 「週末の予定をたてる」などです。

○垂直アライメント
 現在自分がいる場所を地上だと考えて、時間方向の距離を高さに置き換えて考えてみる作業です。
 もう少しわかりやすく言うと、現在行っている作業が、いずれ目標の高さにたどり着くような放物線を描いているかどうかを測定する作業です。
 
 今手をつけている作業があるとします。まずは、それがだいたいどのくらいの高さの目標であるかと考えます。 その上でその目標のために現在できることは何かを考え、その結果を次の一週間のアクションに焼き直すことで、 目標に向かって行動しているかどうかを確認できるようになります。

 具体的にやってみましょう。たとえば、「Someday / Maybe (いつの日か/できれば)」に分類したアクションに、 「ベランダにウッドデッキを作る」という目標があったとしましょう。これは、だいたい阿蘇山(1592m)くらいのくらいの高さだなとします。 本ではフィートで表していますがイメージしづらいので私はmで表します。また、作業の難易度を相対化するために山の高さなどを用いています。

 「ベランダにウッドデッキを作る」までには、以下のようなアクションが考えられます。
  ・作り方を調べる 200m
  ・材料をそろえる 500m
  ・基礎を作る    900m
  ・組み立てる   1200m
  ・仕上げる    1592m

 このような「垂直アライメント」の結果を、次の一週間のアクションに焼き直すことで、 目標に向かって行動しているという充実感を得ることができます。また、垂直アライメントの課程で、無用な目標を削ぎ落とすこともできるでしょう。

 Weekly Review は、この一週間の自分のシステムで、うまくいかなかった点を反省し、改善へとつなげていく場でもあります。 また、普段の生活において多少の変化はあります。固定的なシステムでは、変化にうまく適用できません。GTDでは、1週間単位で見直すことで、 こういった変化にたいしても、自分のシステム を適応させてることができます。その結果として、息の長い習慣にしてゆくことが可能になるのです。

 GTDの仕組みの説明はここまでです。次回からは、GTDを実践するために実際に利用しているツールなどを紹介します。

元ネタは、この本です。

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2006年02月23日

GTD(GettingThingsDone)実践 その3

 GTD(GettingThingsDone)実践 その1

 GTD(GettingThingsDone)実践 その2の続きです。

 前回、すべてのToDoを頭の外に出し、信頼できるシステムに預けるところまで説明いたしました。

 次は、そのリストを取り出し、一度に一つずつ分類していきます。

 ■Is It Actionable?
  まずは、行動が取れるかどうかを判断します。

  ○行動が取れない場合→3つに分類
    ・Trash…価値のないものは捨てる
    ・Someday/Maybe…いつか、もしかしたらやりたいもの
    ・Reference…参照する必要があるものはラベル付けしてファイリング

  ○行動がとれる場合
    (1)2ステップ以上かかるもの
     ・Project…Projectsリストに記入し、行動単位まで分解
       これですべての行動がとれるものが、ひとつの行動単位となります

    (2)What's the Next Action?→3つに分類
     ・DoIt…2分以内に完了するものは行う
     ・DelegateIt…委任できるものは委任し、Waiting for Listsに書く
     ・DeferIt…先送り。特定の日時にやるべきものを予定表などに書き込む。また、すぐに実行するものはNext Action Listsに書き込む

    ☆  ☆  ☆  ☆  ☆

 リストを取り出し分類している間は、仕事そのものを始めてはいけません。リストの一つ一つに対して、「次のアクションは?」 を判断するだけです。この分類が終わると、「今日」のリストには今日やらないといけないアクションが、「明日」 のリストには明日やらないといけないアクションが羅列されるようになります。こうして、すべてのリストに対し、「次に何をするか」 というアクションが付与されたことになります。あとはこのアクションリストを実際にこなしてゆきます。

次回に続く

元ネタは、この本です。

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2006年02月22日

GTD(GettingThingsDone)実践 その2

 GTD(GettingThingsDone)実践 その1の続きです。

 GTD(GettingThingsDone)も基本的にはToDoの管理だと理解しているのですが(違ってたらごめんなさい)、 「ToDoを頭の中に入れておかない」 ことがその極意となります。
 
 GTD では全てのToDoを一度頭の中から取り出して、信頼できるシステムのInbox と呼ばれる受け皿に預けてしまいます。 信頼できるシステムは、アナログの手帳でも、デジタルのPC、PDAでも、何でもかまいません。 とにかく頭のなかにある心配事が全てなくなってしまうまで、リストに何もかもを書き込んでいきます。しかも、 そうやって一度頭の外に出したものは、きれいさっぱり忘れてしまうのです。
 
 これは盲点でした。

 私は仕事など重要なアクションのみToDoにしていたのですが、GTDでは、プライベートも含め、すべての用事、心配事を書き出します。 実は先の「車検の予約」などは、心に引っかかってはいるため、たまに思い出します。そして、そのたびに、「面倒だなぁ」「でも、やらなきゃなぁ」 というような思いにかられます。少し大げさですが、これは精神衛生上、けっして好ましい状態ではありませんでした。
 
 書き出す → 忘れる → 気分すっきり
 
 すばらしいっ。

   ☆  ☆  ☆  ☆
   
 なお、「この作業は少なくとも一日、邪魔されない環境を作ってやること」と本では勧めています。仕事、電話、 他人による邪魔などが途中で入らないようにして、頭の中を完全にクリアにすることが重要だそうです。(実はこれは実践できていません....)
 またリストを書き出している最中は、決してリストを整理してはいけないということも述べられています。
 
 とにかくリストに書き出し、「必要なものはすべてこの中に書き出したんだっ」という安心感を抱きながら、後は
 
 
    「いったん、頭をからっぽにして忘れてしまう」
 
 
だけです。
 
 もちろん、そのまま永久に忘れてしまってはたんなるおばかです。

 その後は、リストに取り出したToDoを実行していくのですが、これはまた次回に。

 

元ネタは、この本です。

 

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GTD(GettingThingsDone)実践 その1

 GTD(GettingThingsDone)をご存知でしょうか?
 ご存じない方は、下記をご覧ください。

  ・時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気 

 GTD は、仕事術のひとつです。ただ、単に仕事術にとどまらないところが魅力です。実際、私も仕事だけでなく、 プライベートでも応用しています。いくつかツールも試したのですが、最終的にRememberTheMilkTiddlyWikiを使っています。ツールに関しては後日ゆっくりと。

 もともと、私はToDoリストを多用していました。これは単に年とともに忘れっぽくなってきたためで、 PCのOutlookやPocketPC、Palmなどを利用して、忘れないようにアラートを設定するというような使い方でした。しかし、 使い続けていくうちに、アラートが出ても先送りするだけのものが出てきました。例えば私のToDoリストでは、「××(書籍名)を読む」 というものがその代表格です。こいつは、当初スケジュールに余裕のある時期に実行すべく、アラートを設定していたのですが、 アラートが表示されるたびに他の優先事項に押され、表示されては先送り、表示されては先送りされています。毎回毎回、 多少の罪悪感にかられながらも、ついつい先送りしてしまう。でも、決して削除はしない。(このあたりは、 私の思い切りの悪さもあるのですが...)
 
 また、ToDoにリストしたものはまだいいのですが、プライベートの用事などはToDo化するまでもないかなとリスト化せずにいると、 これが行動に移せない。たとえば、2ヶ月ほど前に妻に「車検、予約しておいてね」と言われ、たまに思い出すのですが、「雨降ってるしなぁ」とか、 「まだ2ヶ月あるし」といった具合で行動が伴わない。でいよいよ車検月がやってきて、妻に「ずーっと言っていたよねっ」と怒られる始末。
  
 このような具合で、ToDoによる管理にも行き詰まりを感じていたところ、「時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気」の記事を見つけ、 興味を持ったのでした。(続く)

GTDの本も出ています

 

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